Dat je het als zzp’er behoorlijk druk hebt zal niemand verbazen. In veel gevallen zal het zelfs zo zijn dat je opdrachten moet laten liggen. Vakmensen zijn immers schaars en in een aantrekkende economie is er juist spraken van een toenemende vraag naar gekwalificeerd personeel, dus ook naar zzp’ers die kwaliteit kunnen leveren. Het nadeel van de toenemende vraag is dat andere, niet minder belangrijke werkzaamheden, wel eens in de knel kunnen gaan zitten. De ZZP administratie bijvoorbeeld. In dit artikel gaan we uitgebreid in op de administratieve verplichtingen waar je je aan moet houden als ZZP’er!
De ZZP administratie bijhouden: een noodzakelijk kwaad
Als er iets is waar veel zzp’ers te weinig aandacht voor hebben, dan is het wel de administratieve verplichtingen. Het opmaken van een offerte is geen probleem , het opmaken van een factuur ook niet, maar het echte administratieve werk is vaak een heel ander verhaal. Toch is dat een onderdeel van de bedrijfsvoering die niet onderschat mag worden. Met name voor de beginnende zzp’er is het van belang erg consequent te zijn als het gaat om het bijhouden van een gedegen ZZP administratie. Dat is niet alleen een verplichting vanuit de Belastingdienst, het is minstens zo belangrijk voor jezelf. Voer je een goed, inzichtelijke administratie, dan is het eenvoudig om direct inzage te hebben in je inkometen- en uitgavenpatroon. Je weet dan direct he de zaken er financieel voor staan en wat je jezelf kunt veroorloven.
Lees ook: Belastingveranderingen 2019: dit verandert er voor zzp’ers!
Verplichtingen zzp’ers
De Belastingdienst stelt geen harde eisen aan de zzp’er wat betreft de administratie, de enige eis die van toepassing is, is dat de administratie op een deugdelijke manier wordt gevoerd. Met andere woorden, als ondernemer die je ‘een deugdelijke administratie te voeren op een manier die controlerende belastingmensen snel inzicht kan geven’. Onder een deugdelijke administratie valt ook een bewaarplicht. Je moet je administratie dus zeven jaar lang bewaren, zowel elektronisch, als op papier. Dat kun je het bbeste zo ruim mogelijk nemen. Bewaar dus gewoon alle agenda’s, notities, bankafschriften, kassabonnen, contracten etc. Voor alles geldt dus de bewaartermijn van 7 jaar.
ZZP administratie: zelf doen of uitbesteden
Net als voor veel zelfstandige ondernemers geldt dat het voeren van een gedegen administratie geen hobby is voor de meeste zzp’ers. Dat is dan ook de reden dat veel zzp’ers en freelancers ervoor kiezen om de administratieve taken over te dragen aan een administratiekantoor. Op die manier hebben ze geen omkijken naar hun eigen papierwinkel en kunnen ze zich richten om hetgeen ze het liefste doen: opdrachten binnen halen en uitvoeren.
Lees ook: Waar moet je rekening mee houden als je aan de slag gaat als zzp’er?
Voor- en nadelen van het uitbesteden van de ZZP administratie
Het uitbesteden van de ZZP administratie lijkt een slimme zet, maar het heeft naast voordelen ook nadelen. Het grootste nadeel is dat het een kostenpost met zich meebrengt. Niet elk administratiekantoor of elke boekhouder hanteert schappelijke tarieven. Daarnaast is het lastig om een goed overzicht te houden op het moment dat de administratie is uitbesteed. Een goed argument om het juist niet uit te besteden is juist dat de administratie van de gemiddelde freelancer en zzp’er helemaal niet ingewikkeld is. Met een beetje goede wil kun je als zzp’er meteen goed boekhoudprogramma zelf je boekhouding bijhouden en bespaar je een flink bedrag op jaarbasis als je het zelf bij gaat houden.
Lees ook: Facturatie uitbesteden: vloek of zegen?
Online boeken voor zzp’ers
Het zelf bijhouden van je eigen ZZP administratie is geen ingewikkelde opgave. In feite zou je dat zelfs nog op papier kunnen doen. Afgezien van het feit dat zoiets niet echt praktisch is, is het ook tijdrovend. Tegenwoordig zijn er tal van mogelijkheden om tegen beperkte kosten je boekhouding geheel online bij te houden. Het grote voordeel is dat je dan ten alle tijden een real-time overzicht hebt van de actuele stand van zaken. Nagenoeg alle online boekhoud programma’s voldoen aan de eisen die de Belastingdienst stelt aan de ZZP administratie. Zo kun je eenvoudig je kwartaalaangifte indienen en ben je dus nooit te laat. In de meeste gevallen zul je in een dergelijk boekhoudprogramma de volgende functies / mogelijkheden aantreffen:
Grootboekadministratie
Een grootboekadministratie is in feite niks anders dan een verzameling mappen waarin je de inkomsten en uitgaven onderbrengt in groepen. Denk bijvoorbeeld aan zaken als: geleverde producten, bankrekeningen, autokosten, telefoonkosten, ontvangen btw, betaalde btw etc. Al deze onderwerpen krijgen een nummer, een zogenaamd grootboekrekeningnummer. Het grootboek fungeert op die manier als de schil om de gehele boekhouding.
Debiteuren en crediteurenadministratie
Dit spreekt voor zich. In dit gedeelte staan de facturen van je klanten en je leveranciers, gespecificeerd met bedragen, openstaande posten, btw etc. Deze gegevens zijn afkomstig van je in- en verkoopadministratie.
Voorraadadministratie
Indien je werkt met inkoop en verkoop van goederen zal je minstens één keer per jaar moeten inventariseren en de voorraad en de waarde daarvan moeten vermelden in de boekhouding. Sommige boekhoudpakketten hebben de mogelijkheid tot een geautomatiseerde voorraadadministratie. Dit is bijvoorbeeld handig als je een webshop exploiteert.
In- en verkoopadministratie
De in- en verkoopadministratie bestaat uit het inboeken van jouw verkoopfacturen en inkoopfacturen op grootboekrekeningen. In een boekhoudpakket worden verkoopfacturen vrijwel altijd automatisch bij het aanmaken van de facturen. Inkoopfacturen boek je handmatig in het systeem.
Loonadministratie
Dit is alleen van toepassing wanneer je personeel in dienst hebt. In de ZZP administratie komt dit dus niet vaak voor.
Facturen maken
Als je iets levert of verkoopt zal je een factuur moeten maken die de afnemer kan betalen aan jou. Veelal worden facturen gemaakt in een boekhoudprogramma, maar je kan ze ook handmatig aanmaken in bijvoorbeeld Excel.
De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan een correcte factuur:
- Facturen dienen voorzien te zijn van een datum en een doorlopend nummer
- Op de factuur staat naam, adres en btw-nummer van de afnemer
- Een duidelijke vermelding van het geleverde goed of verrichte dienst
- Prijzen vermeld je exclusief btw
- De btw-bedragen dien je te splitsen naar percentage (0%, 9% of 21%)
Lees ook: De verschillende BTW-tarieven: hoe zit het precies?
Onkosten boeken
Alle zakelijke kosten die je maakt, moet je in de boekhouding verwerken. Onkosten zijn aftrekbaar van jouw winst waardoor je minder belasting betaalt en je de btw op inkoop terug kan vorderen. De uitgaven moeten een zakelijk karakter te hebben, waarbij je moet handelen volgens “goed koopmansgebruik”. Ook autokosten en reiskosten dien je in jouw boekhouding te vermelden, evenals de afschrijving van de waarde van je inventaris, gereedschap, computer etc.
Btw-aangifte
Uit jouw ZZP administratie zal je een btw-aangifte moeten verzorgen. Veelal kan dit driemaandelijks. Bij een boekhoudprogramma volstaat dit meestal met “een druk op de knop”. Hieruit ontstaat een print die je handmatig kan overbrengen op de elektronische aangifte op de website van de belastingdienst. De BTW-aangifte is niet heel complex, maar toch maken veel zzp’ers fouten bij deze aangifte!
Kleine Ondernemers Regeling
Het te betalen bedrag aan btw is het verschil tussen de door jou ontvangen btw bij de verkoopfacturen en de betaalde btw bij jouw inkopen en onkosten. Indien dit een klein bedrag is kom je in aanmerking voor de Kleine Ondernemers Regeling (KOR). Verzorg jouw aangifte en betaling aan de Belastingdienst tijdig. Het wordt niet gewaardeerd als je te laat aangifte doet. Dit kan leiden tot een flinke boete. Het excuus ‘ik wist niet dat ik het moest inleveren’ gaat echt niet op.
Lees ook: Welke fiscale aftrekposten heb ik als ZZP’er?
Winst- en verliesrekening
Aan het eind van een kalenderjaar moet je een winst-en-verliesrekening produceren waaruit blijkt welke winst je in jouw bedrijf hebt gemaakt. Dit is eigenlijk een verzameling van cijfers over jouw bedrijf, waarin staat wat je verdiend hebt, wat jouw eigen vermogen is, welke schulden je hebt aan leveranciers, wat je nog moet ontvangen van jouw klanten etc. Kortom het is net als een schoolrapport waarin staat hoe goed, of slecht je presteert met jouw bedrijf. De winst die vermeld staat in jouw winst- en verliesrekening is het uitgangspunt voor de te betalen inkomstenbelasting.
Aangifte inkomstenbelasting en betalen
Belasting betalen moeten we allemaal, nooit leuk. Maar als je bedenkt dat je inkomstenbelasting moet betalen kan je ook bedenken dat je iets verdiend hebt. Eens per jaar (maart – april) moet je een aangifte voor de inkomstenbelasting doen. Het uitgangspunt is de winst die je in jouw winst-en-verliesrekening hebt staan. Vanuit dit basisbedrag kan je de belastingvoordelen voor zelfstandigen toepassen. Zelfstandigenaftrek, MKB-winstvrijstelling, startersaftrek etc. twijfel je of je het goed doet of vermoed je dat je bepaalde aftrekposten bent vergeten, vraag dan advies aan een belastingconsulent.
Urenregistratie zzp
Om in aanmerking te komen voor de zelfstandigenaftrek zul je moeten kunnen aantonen dat je voldoende uren hebt gemaakt voor je onderneming. In de meeste gevallen is dat geen probleem, maar het kan handig zijn om alle gemaakte uren goed en overzichtelijk te registreren in je ZZP administratie. Op die manier kun je in geval van twijfel de gevraagde gegevens overleggen en aantoonbaar maken dat je wel degelijk het geclaimde aantal uren hebt besteed aan werkzaamheden binnen je onderneming. Handige apps om je gewerkte uren bij te houden zijn Toggle en Timesheets. Beide apps zijn beschikbaar op het Android platform.
Zo, dit waren onze tips voor een correcte ZZP administratie. Meer weten over administratieve werkzaamheden en over belastingen? Neem een kijkje bij onze artikelen in deze categorie!
